دليل تدقيق الموردين

الغرض

تعمل مجموعة كاوتشوك مع موردين ومقاولين وشركاء لوجستيين يؤثر أدائهم على جودة المنتجات، وموثوقية التوريد، والامتثال القانوني، وسلامة الإنسان والأثر البيئي. يحدد هذا الدليل كيفية مراجعة مخاطر استدامة الموردين لدينا وكيفية معالجة نتائج التدقيق.

يكمل هذا الدليل مدونة قواعد السلوك الخاصة بنا، وسياسة مكافحة الفساد، وصفحة البيئة، وسياسة أمن المعلومات والتزامات الريوتش (REACH). وهو مقصود كأداة إدارية عملية وليس قائمة مراجعة موحدة تناسب الجميع.

النطاق

ينطبق هذا الدليل على الموردين ومقدمي الخدمات الذين قد يؤثرون بشكل جوهري في عمليات مجموعة كاوتشوك أو منتجاتها أو التزاماتها تجاه العملاء. ويشمل ذلك، حيثما ينطبق:

• موردو المواد الخام والكيماويات المتخصصة؛
• الشركات المعالجة بالتعاقد وشركاء المعالجة؛
• موردو التغليف؛
• مزودو خدمات التخزين والنقل والخدمات اللوجستية؛
• مقاولو إدارة النفايات ومعالجة مياه الصرف الصحي؛
• مزودو خدمات المختبرات والاستشارات وتقنية المعلومات وغيرها من مقدمي الخدمات الذين لديهم وصول إلى بيانات حساسة أو عمليات تشغيلية.

تصنيف الموردين القائم على المخاطر

تعتمد عمق مراجعة الموردين على درجة الخطر. وقد تشمل العوامل التي تؤخذ في الاعتبار حرجية المنتج، وملف المخاطر الكيميائية، والأهمية التنظيمية، ومخاطر البلد والقطاع، والحجم، وصعوبة الاستبدال، والأداء السابق، والتعرض البيئي، والوصول إلى المعلومات السرية، وسجل حالات عدم المطابقة.

يمكن تصنيف الموردين إلى فئات منخفضة أو متوسطة أو عالية الخطر لأغراض الاندماج في النظام، والمراجعة الدورية وتخطيط التدقيق. وقد يخضع الموردون ذوو المخاطر المرتفعة لعناية واجبة محسّنة، وطلبات توثيق إضافية، وتدقيقات ميدانية أو عن بُعد، وخطة إجراءات تصحيحية ومراجعات متابعة.

مواضيع التدقيق والتقييم

قد تغطي تدقيقات الموردين وتقييماتهم المواضيع التالية، مع تكييفها وفقاً لنوع المورد وملف المخاطر الخاص به:

الجودة ورعاية المنتجات

• نظام إدارة الجودة، وتحكم العمليات، والتتبع، وضبط التغييرات؛
• توفر وصيانة أوراق بيانات السلامة (SDS)، وبيانات التقنية (TDS)، والملصقات، والتوثيق التنظيمي؛
• التعامل الآمن، والتخزين، والتغليف، وتصنيف النقل وضوابط الإفراج عن المنتج؛
• إدارة شكاوى العملاء، والاستعداد لسحب المنتجات من السوق، والإجراءات التصحيحية.

البيئة

• التراخيص البيئية، وISO 14001 أو ممارسات الإدارة المكافئة حيثما ينطبق ذلك؛
• استخدام الطاقة، وفرص الطاقة المتجددة والتحكم في الانبعاثات؛
• استخدام المياه، ومعالجة مياه الصرف الصحي أو التخلص منها، ومنع تلوث التربة أو المياه؛
• فصل النفايات، وإعادة التدوير، وإعادة استخدام التغليف والتخلص الآمن من النفايات الخطرة وفق الأنظمة المعمول بها؛
• منع التسرب واحتوائه، والاستجابة للطوارئ والإبلاغ عن الحوادث؛
• اعتبارات التنوع البيولوجي، والمناطق المحمية، أو المجتمع المحلي للمواقع أو المشاريع ذات الصلة.

حقوق الإنسان والعمل والسلامة

• مناهضة عمالة الأطفال، والعمالة القسرية، والاتجار بالبشر وسوء استغلال تجنيد العمالة مقابل الرسوم؛
• ساعات العمل القانونية، والأجور، والعقود ومتطلبات الحوار الاجتماعي؛
• عدم التمييز، ومكافحة المضايقات والوصول إلى قنوات شكاوى سرية؛
• الصحة والسلامة المهنية، والتدريب، ومعدات الوقاية الشخصية (PPE)، والاستعداد للطوارئ وسلامة المقاولين.

الأخلاقيات التجارية وحماية المعلومات

• مكافحة الفساد، ومكافحة الرشوة، ومكافحة الاحتيال وضوابط تضارب المصالح؛
• المنافسة العادلة وتجنب التواطؤ أو السلوك السوقي غير اللائق؛
• السرية، وحماية البيانات، والأمن السيبراني والوصول المضبوط إلى معلومات العملاء أو الأعمال التجارية؛
• السجلات الشفافة والتعاون مع طلبات الامتثال القانونية.

طرق التقييم

اعتماداً على المخاطر والجدوى العملية، قد يشمل تقييم الموردين استبيانات التقييم الذاتي، ومراجعة الوثائق، واستعراض الشهادات، والمقابلات عن بُعد، وفحوصات العينات، والتدقيقات الميدانية، ووثائق تدقيق أطراف ثالثة، وتدقيقات مخصصة للعملاء أو مراجعة الأداء بناءً على الجودة والتسليم والامتثال وسجل الحوادث.

لا تقتصر التدقيقات على مجرد جمع الشهادات. يمكن أن تكون الشهادات دليلاً مفيداً، لكن السؤال الحاسم هو ما إذا كان المورد قد نفذ ضوابط فعالة للمخاطر المرتبطة بالمنتج أو الخدمة المقدمينها.

الإجراءات التصحيحية والتصعيد

حيثما يتم تحديد حالات عدم المطابقة، يمكن لمجموعة كاوتشوك طلب خطة إجراءات تصحيحية تتضمن الأشخاص المسؤولين والتواريخ المستهدفة ودليل الإنجاز. ويمكن أن تشمل المتابعة مراجعة الوثائق، وأخذ عينات إضافية، أو تكرار التدقيق أو فرض قيود مؤقتة على التأهيل.

قد تؤدي النتائج الحرجة إلى تصعيد فوري للموقف. وتشمل الأمثلة التعامل غير الآمن مع المواد الكيميائية، وغياب التوثيق المطلوب قانوناً للمنتج، وعدم الامتثال البيئي الجسيم، والرشوة، والعمالة القسرية، وعمالة الأطفال، والتزوير في السجلات، وانتهاكات أمن البيانات الخطيرة أو الرفض لمعالجة المخاطر الجوهرية. وإذا تعذر على المورد أو امتنع عن تصحيح أمر حرج، يمكن لمجموعة كاوتشوك تعليق التأهيل أو تقييد المشتريات أو إنهاء العلاقة حيثما يكون ذلك مناسبًا تعاقدياً وقانونياً.

التحسين المستمر

الغرض من تدقيقات الموردين ليس الاستبعاد فحسب؛ بل هو أيضاً التحسين. نحن نفضل الموردون الشفافون الذين يحددون المشكلات مبكراً ويتواصلون بوضوح ويصححونها بموثوقية. قد تؤثر أداء المورد، ومخاطر الاستدامة وسجل الإجراءات التصحيحية في حالة تفضيل المورد وقرارات المشتريات والتخطيط طويل المدى للشراكة.

العودة إلى استراتيجية الاستدامة

اطّلع على صفحة البيئة

اطّلع على مدونة قواعد السلوك لدينا